Warum einfache elektronische Signaturen nichts in der Nähe Ihrer Rechtsdokumente verloren haben.

Eine einfache elektronische Signatur (SES) ist im Grunde ein digital hingekritzelter Name auf einem Dokument. Sie beweist, dass Sie etwas unterschrieben haben. Das war's. Sie beweist nicht, wer Sie sind. Sie beweist nicht, dass das Dokument unverändert ist. Sie beweist nicht, dass Sie verstanden haben, was Sie unterschrieben haben. Sie ist das rechtliche Pendant zum kleinen Finger-Versprechen.

Was eine SES tatsächlich tut: Sie beweist, dass eine Unterschrift stattgefunden hat. Jemand hat auf diesem bestimmten Dokument einen Button geklickt. Mehr nicht.

• Sie verifiziert keine Identität. Könnten Sie sein. Könnte jemand mit Ihrer E-Mail sein. Das System interessiert das nicht.
• Sie beweist nicht, dass das Dokument unverändert ist. Ein Vertrag kann nach der Unterschrift geändert werden, und die Unterschrift erscheint trotzdem auf der finalen Version.
• Sie hält bei sensiblen Dokumenten nicht stand. Gerichte haben SES für Verträge, Finanzdokumente, Gesundheitsakten und Immobiliengeschäfte als unzureichend eingestuft.
• Sie liefert keinen Audit-Trail. Wann haben Sie unterschrieben? Von wo? Auf welchem Gerät? SES interessiert sich für nichts davon.

Eine SES für ein Rechtsdokument zu nutzen ist, als würden Sie Ihre Haustür abschließen, aber alle Fenster offen lassen. Sie haben etwas getan, das nach Sicherheit aussieht. Sicher gemacht haben Sie nichts.

Ein reales Szenario, das häufiger vorkommt, als irgendjemand zugeben will. Sie sind Berater. Sie unterzeichnen einen Statement of Work mit einem Kunden über eine reine SES-Plattform. Sie erhalten eine Teilzahlung. Drei Monate später bestreitet der Kunde die Vertragsbedingungen. Er behauptet, die von ihm unterschriebene Version enthalte andere Zahlungsbedingungen. Er ändert das Dokument in seinen Unterlagen und behauptet, Sie hätten dieser Version zugestimmt.

Ihre SES hilft Ihnen nicht. Sie beweist, dass Sie etwas unterschrieben haben. Sie beweist nicht, welche Version Sie unterschrieben haben oder dass diese unverändert ist. Der Vertrag ist angreifbar. Sie haben eine Unterschrift auf einem Dokument, aber keinen Beweis dafür, was das Dokument zum Zeitpunkt der Unterschrift tatsächlich enthielt.

Mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (AES) wäre das Dokument kryptografisch versiegelt. Jede Änderung nach der Unterschrift bricht das Siegel und ist sofort sichtbar. Sie hätten den zeitgestempelten Beweis, welche Version Sie wann unterschrieben haben. Der Streit wäre trivial aufzulösen.

Das ist kein seltener Sonderfall. Es ist eine reale rechtliche Verwundbarkeit, die immer dann besteht, wenn Sie SES für etwas einsetzen, das zählt.

Bei einer SES beweist die Signatur nichts darüber, wer das Dokument tatsächlich unterschrieben hat. Sie schließen einen Vertrag mit einem neuen Lieferanten ab. Die SES scheint vom CFO zu stammen, john@vendor.com. Nur ist es nicht der CFO. Es ist der IT-Mitarbeiter, der die CFO-E-Mail nutzt (kommt vor), oder jemand, der die Adresse fälscht, oder jemand mit Zugriff auf das Konto.

Hat das Unternehmen das tatsächlich autorisiert? Sie wissen es nicht. Die SES verifiziert nichts. Sie bedeutet nur, dass jemand mit Zugriff auf diese E-Mail ein Dokument unterschrieben hat. Für einen Rechtsvertrag ist das längst nicht genug.

Deshalb lehnen Gerichte SES für Verträge immer häufiger ab. Sie beweist keine Autorisierung. Sie beweist, dass eine Unterschrift erschien.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfordert eine angemessene Authentifizierung. Sie verifizieren die Identität der unterzeichnenden Person. Das Dokument wird nach der Unterschrift kryptografisch versiegelt. Jede Änderung wird sofort sichtbar. Sie erhalten einen zeitgestempelten Audit-Trail darüber, wer wann was unterschrieben hat.

Für die meisten Verträge, Finanzdokumente und Geschäftsvereinbarungen ist das in praktisch jeder Jurisdiktion rechtlich ausreichend.

Eine qualifizierte elektronische Signatur erfordert eine verifizierte Identität durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Stellen Sie es sich als notariell beglaubigtes elektronisches Unterzeichnen vor — die höchste Sicherheitsstufe.

Nutzen Sie QES, wenn:

• Sie etwas unterschreiben, das mit internationalen Parteien vor Gericht landen könnte.
• Sie mit sensiblem geistigem Eigentum zu tun haben.
• Sie erhebliche finanzielle Mittel binden.
• Sie grenzüberschreitend tätig sind und null Ambiguität über die unterzeichnende Person wollen.

QES dauert länger und kostet mehr. Aber bei Dokumenten mit hohem Einsatz ist es eine Versicherung, die sich lohnt.

Werden wir konkret.

Szenario 1: SES für einen Arbeitsvertrag. Mitarbeiter arbeitet drei Monate, behauptet dann, er habe den Bedingungen nie zugestimmt. Er legt Beweise vor, dass jemand mit Zugriff auf das HR-Postfach unterschrieben haben könnte. Es geht vor Gericht. Ihre SES beweist nichts. Sie verlieren den Fall oder einigen sich teuer.

Szenario 2: SES für einen Lieferantenvertrag. Der Lieferant behauptet, er habe eine andere Version unterschrieben als die, die Sie durchsetzen wollen. Die SES beweist nicht, dass das Dokument unverändert ist. Sie sind in einem Streit, den SES nicht auflösen kann.

Szenario 3: SES für eine finanzielle Verpflichtung.Jemand unterschreibt etwas, das er nach eigenen Angaben nicht autorisiert hat. Die SES beweist, dass jemand mit seiner E-Mail unterschrieben hat. Sie beweist nicht, dass diese Person tatsächlich den Button geklickt hat. Sie verteidigen sich gegen eine Behauptung, die SES nicht endgültig widerlegen kann.

Das sind keine Hypothesen. Das sind Prozessszenarien, die passieren, wenn Unternehmen die falsche Signaturstufe wählen.

Manche E-Signatur-Anbieter bieten SES an, weil es billig und einfach ist. Sie verdienen mit Volumen. swipesign bietet SES für Rechtsdokumente bewusst nicht an — weil die Plattform ihre Nutzer stärker respektiert als das Transaktionsvolumen.

Sehen Sie sich die Signaturoptionen von swipesign an, um zu sehen, welche Signaturstufen tatsächlich verfügbar sind. Wenn ein Anbieter Ihnen SES für Verträge anbietet, fragen Sie sich, warum er Ihnen etwas verkaufen will, das im Streitfall nicht hält.

Die wahren Kosten falscher Signaturstufen sind nicht die Signatur selbst. Es ist der Streit, der folgt, wenn die Signatur nicht das beweist, was Sie dachten.

Wenn Ihre Rechtsdokumente mit SES unterschrieben sind, haben Sie keinen Vertrag. Sie haben ein digitales Gekritzel, von dem jemand behauptet, er habe es erstellt. Der Unterschied ist größer, als Sie denken.